Predračuni
Predračuni so plačilni dokumenti, ki se izdajo pred izvedbo učnih storitev. Medtem ko so redni računi knjigovodske listine za že opravljene ure, se predračuni uporabljajo za potrditev vpisov v tečaje, plačilo akontacij ali vnaprejšnji zakup paketov individualnih ur.
Kdaj uporabiti predračun
Predračun uporabite v vseh primerih, ko pričakujete plačilo pred izvedbo pouka:
- Vpisi v tečaje: Zahteva za celotno šolnino ali akontacijo pred pričetkom skupinskega tečaja.
- Paketi ur: Vnaprejšnji nakup paketa 10 ali 20 individualnih ur.
- Akontacija za rezervacijo termina: Določitev delnega zneska (npr. 20 % ali 50 %) za zagotovitev prostega mesta na tečaju ali v urniku učitelja.
Ustvarjanje predračuna
V stranskem meniju odprite Predračuni in kliknite Nov predračun.
TutorManager ponuja dva načina ustvarjanja:
1. Ročni vnos
Primeren za posamezne učence ali posebne dogovore:
- Pri možnosti Način ustvarjanja izberite Ročno.
- Izberite Učenca.
- Nastavite Veljavnost (dni) (privzeto 14 dni) in po želji vpišite opombe.
- Če želite zaračunati le delni avans, nastavite Zahtevan polog (%) in Rok za polog.
- Vnesite postavke: Opis, Kol., Cena/enoto, DDV in morebitni Popust.
- Kliknite Ustvari.
2. Iz tečaja
Primeren za skupinske jezikovne tečaje in semestre:
- Pri možnosti Način ustvarjanja izberite Iz tečaja.
- Izberite želeni Tečaj.
- TutorManager samodejno prepozna vse vpisane učence na tečaju, prevzame ceno tečaja in samodejno prikaže veljavne družinske popuste za sorojence.
- Določite rok veljavnosti in morebitno akontacijo.
- Kliknite Ustvari, da z enim klikom ustvarite predračune za vse vpisane tečajnike hkrati.
Statusi predračunov in potek dela
| Status | Pomen |
|---|---|
| Izdan | Poslan stranki, čaka na plačilo. |
| Plačan | V celoti plačan. Pripravljen za pretvorbo v uradni račun. |
| Potekel | Rok veljavnosti je potekel brez plačila. |
| Preklican | Predračun je bil storniran. |
Pretvorba plačanega predračuna v račun
Ko učenec ali starš poravna znesek predračuna, ga z enim klikom pretvorite v uradni račun:
- Odprite predračun in kliknite Označi kot plačano.
- Vnesite prejeti znesek, način plačila (npr. Bančno nakazilo) in datum plačila. Status se spremeni v Plačano.
- Kliknite Pretvori v račun.
- TutorManager samodejno ustvari uradni račun, prenese vse postavke in zabeleženo plačilo ter poveže številko predračuna z novim računom.
Popolna sledljivost dokumentov
Ob pretvorbi se na ustvarjenem računu izpiše sklic na izvirni predračun, na predračunu pa trajna povezava na izdani račun.
Kaj vidijo učenci in starši
Učenci in starši lahko svoje predračune pregledujejo na zavihku Predračuni v razdelku za obračun:
- Preverijo skupni znesek, rok veljavnosti in zahtevani znesek akontacije.
- S klikom na Prenesi PDF prevzamejo dokument s podatki za nakazilo (IBAN, referenca, znesek).