Računi
TutorManager poenostavi obračunavanje v vaši šoli, saj samodejno združi vse opravljene individualne ure, vpise v tečaje, potne stroške (kilometrino) in družinske popuste v pregledne račune. Administratorji in receptorji lahko konec meseca množično ustvarijo račune, preverijo osnutke, zabeležijo prejeta plačila in račune v obliki PDF pošljejo strankam po e-pošti.
Opozorilo o beta fazi
Modul Računi in Predračuni je trenutno v beta fazi. TutorManager je program za vodenje šole in ne predstavlja računovodskega svetovanja. Pred pošiljanjem računov strankam vedno preverite pravilnost postavk, zneskov in davčnih stopenj.
Kako se ustvarijo računi
V TutorManagerju so na voljo trije načini ustvarjanja računov:
1. Generiranje računa za posameznega učenca
Kliknite Iz ur učenca, da ustvarite račun za izbranega učenca za določeno časovno obdobje:
- Vključi vse opravljene individualne ure v izbranem obdobju.
- Vključi aktivne vpise v tečaje.
- Samodejno izračuna potne stroške (kilometrino) za ure na domu stranke.
- Upošteva nastavljene družinske popuste, če je vklopljena možnost Samodejno uporabi družinske popuste.
2. Množično generiranje mesečnih računov
Ob koncu meseca kliknite Mesečno obračunavanje, da pripravite obračun za celotno šolo hkrati:
- Izberite obračunski mesec.
- TutorManager prikaže predogled števila učencev za obračun in ocenjeni skupni znesek.
- Kliknite Ustvari, da ustvarite osnutke računov za vse aktivne učence hkrati.
3. Ročni vnos računa
Kliknite Ročni račun za enkratne storitve, učbenike, gradiva, vpisnine ali posebne popravke.
Upravljanje računov in množična dejanja
Seznam računov vključuje ključne finančne kazalnike:
- Plačano ta mesec: Skupni znesek prejetih plačil v tekočem mesecu.
- Skupaj neplačano: Odprte terjatve na vseh izdanih računih.
- Zapadlo: Znesek neplačanih računov, ki so že presegli rok plačila.
Bližnjice za izbiro in pošiljanje
Uporabite orodno vrstico za hitro obdelavo več računov hkrati:
- Neposlani: Samodejno označi vse račune, ki še niso bili odposlani strankam po e-pošti.
- Prejšnji mesec / Zadnji teden: Označi račune, izdane v izbranem obdobju.
- Generiraj PDF-je za draft: Pripravi dokumente PDF za označene osnutke.
- Pošlji izbrane: Vsem označenim prejemnikom hkrati pošlje e-poštno sporočilo s priloženim računom v PDF.
Podrobnosti računa in postavke
S klikom na katerikoli račun odprete stran s podrobnostmi.
Vsebina računa:
- Podatki podjetja: Glava računa z nazivom podjetja, naslovom, davčno številko in bančnim računom (IBAN, BIC/SWIFT), nastavljenimi v Podatkih podjetja.
- Podatki o prejemniku: Ime učenca, družinska skupina, naslov, e-pošta in telefon.
- Razčlenjene postavke: Opis, količina/ure, cena na enoto, bruto znesek, popusti, davčna stopnja in skupni znesek postavke.
- Urejanje v osnutku: Dokler je račun v statusu Osnutek, lahko kliknete Uredi postavke in popravite zneske, opise ali količine.
- Povezava na predračun: Če je bil račun ustvarjen iz predračuna, je prikazana neposredna povezava na izvirni predračun.
Statusi računov
| Status | Pomen |
|---|---|
| Osnutek | Račun je v pripravi. Postavke in cene je še mogoče spreminjati. |
| Neplačano | Račun je izdan in odposlan stranki ter čaka na plačilo. |
| Delno plačano | Zabeleženo je bilo delno plačilo, del zneska pa ostaja odprt. |
| Plačano | Račun je v celoti poravnan. |
| Zapadlo | Rok za plačilo je potekel, račun pa še ni v celoti poravnan. |
| Preklicano | Račun je storniran oziroma razveljavljen. |
Beleženje plačil
Ko stranka nakaže plačilo na bančni račun ali plača z gotovino:
- Odprite račun in kliknite Zabeleži plačilo.
- Vnesite prejeti Znesek.
- Izberite Način plačila (npr. Bančno nakazilo, Gotovina, Kartica).
- Izberite datum plačila in shranite. Status računa se samodejno posodobi.
Kaj vidijo učenci in starši
Učenci in starši do svojih računov dostopajo prek menija Računi v stranskem meniju:
- Družinski pregled: Starši vidijo vse račune za vse svoje otroke na enem mestu.
- Odprte obveznosti: Izpostavljena opozorila jasno prikazujejo odprte zneske in roke plačila.
- Prenos PDF: Stranke lahko pri vsakem računu kliknejo Prenesi PDF in prevzamejo uradni dokument s podatki za plačilo.